Privacyverklaring

3.1. Hoe?

Het merendeel van persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van u, via contacten met ons, naar aanleiding van het gebruik van onze diensten en aankopen van onze producten. Ook als u schriftelijk, telefonisch of per e-mail contact met ons opneemt, gebruiken we uw gegevens om met u te corresponderen en bewaren wij dergelijke correspondentie.

Afhankelijk van hoe u onze website gebruikt, kunnen we verschillende soorten informatie over u verzamelen en opslaan. Via de website verzamelen we persoonlijke gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw naam en e-mailadres, welke u aan ons voor bepaalde producten en services verstrekt.

We verzamelen ook gegevens over de browser van uw computer, waaronder het IP-adres van uw computer en de locatie van een persoon, browsertype, besturingssysteem en de internetpagina’s die u bezoekt. Als u onze website vanaf een mobiel of ander apparaat opent, kunnen we de in het apparaat vervatte Unique Device Identifier vastleggen. Middels deze informatie kunnen we relevante inhoud en diensten voor dat apparaat weergeven en vormgeven.

Als u door onze website surft, kunnen we geanonimiseerde gegevens verzamelen over waar u bent en hoe u door onze website navigeert en er gebruik van maakt. We gebruiken deze informatie om het functioneren en de gebruikerservaring op de website te verbeteren.

3.2. Welke gegevens?

Wij verwerken volgende soorten gegevens.

• persoonlijke gegevens: naam, voornaam, geslacht van contactpersonen
• contactgegevens: adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres, website, mobiel telefoonnummer, IP-adressen (nummer dat doorgaans een specifieke computer of ander netwerkapparaat kan identificeren op het internet), gebruiker-IDs
• persoonlijke kenmerken, zoals taalvoorkeur, persoonlijke voorkeuren inzake contact, communicatie en leveringen
• contractgegevens, zoals o.m. aard van producten, diensten, aard van het contract, gegevens betreffende leveringsadressen en contactpersonen aldaar, prijs, klantenhistoriek, enz.
• technische gegevens, nodig voor de goede uitvoering van onze contracten
• facturatiegegevens, zoals onder meer KBO-nummer, BTW-nummer, facturatieadres en contactpersonen facturatie
• financiële identificatiegegevens, zoals o.m. bankrekeningnummer en betalingsgegevens inzake betalingsvoorkeur en betaalhistoriek
• solvabiliteitsgegevens, voor de goede uitvoering van contracten en kredietbeoordelingen, alsook de vereiste invorderingsgegevens nodig voor effectieve invordering. Dit is tevens noodzakelijk of een klant een lopende rekening kan krijgen met de bepaling van kredietlimi
• gegevens met betrekking tot klachten om een efficiënte klachtenafhandeling te realiseren

Het verstrekken van deze gegevens is noodzakelijk voor de goede uitvoering van de contracten, dienstverlening en leveringen.

Van Oirschot nv bepaalt de doeleinden waarvoor deze gegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen. Zij zijn noodzakelijk om een contractuele relatie op te bouwen, en uitvoering van contracten. Voor het uitvoeren van die contracten is het vereist bovenvermelde gegevens te verzamelen indien nodig.

Bovendien worden sommige gegevens verzameld omwille van wettelijke verplichtingen, zoals onder meer boekhoudkundige verplichtingen, verplichtingen omtrent BTW.

Van Oirschot nv heeft bovendien een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken en dit omwille van de bescherming van de rechten, eigendom en veiligheid van Van Oirschot, haar leveranciers en haar klanten, en ook omwille van het beheer van betwistingen of juridische procedures.

Het komt ook uitzonderlijk voor dat voor ondersteunende diensten, zoals informatica, persoonsgegevens worden verwerkt. Deze gegevens worden verwerkt om de veiligheid en goede werking van de organisatie van Van Oirschot nv te realiseren, en dit ten gevolge van het gerechtvaardigd belang daartoe.

We zullen persoonsgegevens bij Van Oirschot nv houden, tenzij het vereist is de gegevens te delen met andere entiteiten om informatie en services, die door u bij ons worden aangevraagd, te verstrekken en om onze algemene dienstverlening te verbeteren. Dit doen we omwille van de goede uitvoering van het contract.

De persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met:

• bedrijven die deel uitmaken van de vennootschapsgroep rond Van Oirschot nv
• andere entiteiten voor informatie en dienstverlening in uitvoering van onze dienstverlening en leveringen
• bevoegde overheidsinstanties indien daartoe een wettelijke vereiste is
• een kredietwaardigheidsbeoordelaar omwille van de goede uitvoering van het contract
• facturatiediensten
• verkoopdiensten
• klantendiensten
• boekhoud- en betalingsdiensten
• incassobureaus, gerechtsdeurwaarders en advocaten indien dit nodig is voor de goede uitvoering van het contract of voor een mogelijke juridische procedure.

Wij verstrekken in zulk geval enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het contract of om een goede dienstverlening of om een juridische procedure.

Onder bepaalde omstandigheden zijn wij verplicht persoonsgegevens te delen op basis van een geldig verzoek van overheidsinstanties (zoals gerechtelijke overheden, politie, belastingdiensten, Gegevensbeschermingsautoriteit…). Onder bepaalde omstandigheden zijn wij ook verplicht persoonsgegevens door te geven aan mandatarissen zoals bewindvoerders, gerechtelijk mandatarissen of curatoren. Dit gebeurt op basis van een wettelijke of reglementaire verplichting.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan enkel wettelijk voorzien of noodzakelijk voor de goede uitvoering en daarna opvolging van dienstverlening, leveringen en contracten. De bewaartermijn is daardoor afhankelijk van wetgeving, reglementering en de doeleinden van de verwerking. De meeste persoonsgegevens bewaren wij in principe 10 jaar, gezien de maximale periode waarbinnen een rechtsvordering zou kunnen worden ingesteld.

Wanneer wetgeving of reglementering geen specifieke bewaartermijn voorziet, bepalen wij de termijn aan de hand van het doeleinde van de verwerking met betrekking tot verjaringstermijnen of waarborgtermijnen.

Wij streven ernaar om uw gegevens veilig te bewaren. Hierom hebben wij technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen geïmplementeerd om verlies van uw gegevens of ongeautoriseerde toegang tot uw gegevens te voorkomen.

Onze medewerkers en partners die toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn gebonden aan geheimhouding.

U heeft steeds recht op inzage in en verbetering van de persoonsgegevens die Van Oirschot van u verwerkt.

U heeft tevens recht op het wissen van uw persoonsgegevens, indien er geen wettelijke verplichting bestaat om ze bij te houden en Van Oirschot evenmin een zwaarder doorwegend belang heeft om ze bij te houden (bijvoorbeeld: om de leveringen en dienstverlening te waarborgen of om de rechten Van Oirschot te verdedigen).

U heeft recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

U heeft recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens: dit is een vraag om een kopie te bekomen van de persoonsgegevens die u ons bezorgde en deze te ontvangen of door te geven aan een derde partij in een gestructureerd, toegankelijk leesbaar formaat.

Wanneer de verzameling van persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, kan u op ieder moment uw gegeven toestemming voor bepaalde verwerkingen intrekken en bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Tevens hebt u het recht om u te verzetten tegen het gebruik voor direct marketing van uw persoonsgegevens, tegen de doorgifte van uw persoonsgegevens aan derden (wanneer deze doorgifte niet noodzakelijk is voor de dienstverlening) en tegen het opstellen van uw profiel.

Hiertoe kan u contact opnemen met Van Oirschot via het online contactformulier.

U heeft tevens het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 2 274 48 00, fax +32 2 274 48 35, contact@apd-gba.be .